Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang demikian pesatnya telah membawa perubahan pada hamper seluruh segi kehidupan manusia, lebih-lebih pada kegiaatan dunia usaha. Saat ini kegiatan dunia usaha banyak dipermudah dan dipercepat oleh penggunaan teknologi informasi, dimana tanpa adanya informasi yang cepat, lengkap, dan akurat, keputusan-keputusan yang diambil menjadi terlambat dan menyesatkan. Dengan demikian, perusahaan menjadi tidak mampu bersaing dengan perusahaan lain, atau investasi yang sudah ditanamkan menjadi tidak jelas pengembalian dan keuntungannya.
Seiring dengan kebutuhan BBM yang semakin meningkat setiap tahunnya di Indonesia, maka perlu adanya pengendalian persediaan BBM yang didukung oleh system informasi, dimana pada saat konsumen membutuhkan BBM pada saat itu pula persediaan mencukupi kebutuhan konsumen dengan waktu, jumlah dan mutu yang baik atau dalam kata lain tepat waktu, tepat jumlah dan tepat waktu. Hal tersebut merupakan bagian terpenting dari upaya peningkatan mutu pelayanan dan persediaan BBM.
Oleh karena itu pada kesempatan ini saya ingin membuat perancangan system informasi SPBU-PERTAMINA, sehingga pembuatan laporan penjualan, pembelian dan stock di SPBU menjadi lebih cepat, akurat dan lebih mudah pembuatannya, system ini sangatlah penting dalam dunia bahan bakar minyak karena memberikan dampak yang signifikan untuk pengeluaran dan pemasukan perusahaan.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud
1. Membangun system informasi SPBU-PERTAMINA di PT. PERTAMINA untuk setiap pengelola SPBU di setiap daerahnya.
2. Membuat sstem informasi yang dapat membantu pengelola SPBU dalam pembuatan pelaporan stock dan transaksi penjualan maupun pembelian sampai perhitungan laba/rugi.
3. Membuata system informasi yang sederhana dan mudah dimengerti oleh petugas administrasi di SPBU.
Tujuan
1. Pembuatasn laporan penjualan dan stock dapat dilakukan dengan sangat cepat, akurat dan konsisten serta dapat dibuat secara harian bahkan per shift.
2. Data Entry yang dilakukan sangat sederhana/mudah sehingga tidak membebani petugas administrasi.
3. Jika dilakukan audit terhadap performansi SPBU, tersedia data yang lengkap dan terpercaya. Hal ini sangat memudahkan, misalnya jika terjadi pengalihan kepemilikan/manajemen SPBU.
1.3 Ruang Lingkup Pekerjaan
1.3.1 Pengembangan
Dalam perancangan system informasi SPBU-PERTAMINA ini mengutamakan system pelaporan yang sistematis dan akurat serta membantu proses operasional dengan menerapkan tertib administrasi pada pompa SPBU yang ketat pencatatan dari data-data diantaranya :
1. Data Produk/Minyak
2. Data Petugas
3. Data Supplier
4. Data Customer
Selain itu pengelola juga dapat mengetahui stock produk yang ada dan mudah dalam pencariannya. Kemudian system ini juga dilengkapi dengan kata-kata transaksi penjualan dan pembelian produkminyak sehingga memudahkan dalam pembuatan pelaporan seperti :
1. Laporan stock
2. Laporan data customer
3. Laporan detail pembelian
4. Laporan pembelian per supplier
5. Laporan pembelian per produk
6. Laporan penjualan harian
7. Laporan detail penjualan
8. Laporan penjualan per tanki
9. Laporan penjualan per produk
10. Laporan penjualan per customer
11. Laporan penjualan per petugas
12. Laporan laba penjualan
13. Laporan kas harian
14. Laporan bahwa cuman copy paste doank
1.3.2 Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakuan yaitu :
1. Observasi
Mengamati secara langsung objek yang akan diteliti di lapangan dan menganalisa permasalah yang ada agar dapat dikembangkan dan digunakan.
2. Wawancara
Tanya jawab langsung untuk mencari dan mengumpulkan data/informasi kepada sumber-sumber yang ada kaitannya dengan proses penelitian. Yang menjadi sumber wawancara adalah petugas administrasi di SPBU. Adapun tujuan wawancara tersebut adalah mendapatkan dan memeriksa kebenaran informasi dan data dengan pasti, selain itu untuk mendapatkan jawaban yang lengkap dan benar serta menggali lebih jauh permasalahan-permasalahn yang timbul, kemudian diteliti khususnya tentang permasalahan pengolahan data dan pembuatan laporan-laporan di SPBU tersebut.
1.3.3 Pemeliharaan
Jenis pemeliharaan yang digunakan yaitu :
Korektif yaitu pemeliharaan yang dilakuan apabila terjadi kesalahan atau kerusakan pada SI SPBU-PERTAMINA dan membuat perubahan pada system informasi untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi pada saat disain, coding, atau implementasi.
Sistem informasi SPBU-PERTAMINA ini dibuat tanpa batasan waktu, dengan catatan pemakaian wajar dan benar.
1.3.4 Pelatihan
Pelatihan ini dilakukan sebagai proses untuk melatih pengguna dalam penggunaan proses bisnis baru dan fitur serta system baru dengan tujuan pengembangan kompetensi untuk menjamin keberhasilan operasional system baru.
1. Jenis pelatihan yang dilakukan yaitu :
Petunjuk pelatihan interaktif yaitu kombinasi antar a tutorial dan computer-aided instruction yakni pelatihan perorangan, menggunakan tutor atau paper-based disertai dengan latihan melalui system computer
2. Pelaksanaan pelatihan
Pelatihan dilaksanakan di SPBU yang ditujukan bagi pengelola SPBU khususnya petugas administrasi SPBU selama satu hari karena system infomasi ini mudah dimengerti dan menggunakan bahassa Indonesia sehingga tidak akan menyulitkan pengguna, selain itu disertakan pula buku panduan untuk lebih membantu dalam pelatihan.